Echt live

Mijn derde week in het Spaarne stond vooral in het teken van het volledig live gaan van 4 modules van ons nieuwe Epic systeem. De poli's (vorige week al deels live), de spoedeisende hulp, het OK-proces en de radiologie.
Maandag start met een laatste briefing om 7 uur 's ochtends. Daarna waaieren om half 8 de in het groen gestoken ondersteuners uit over de verschillende afdelingen om daar waar nodig te helpen. Het is een zeer spannende ochtend. Ineens al die medewerkers en specialisten die in de nieuwe applicaties aan het werk zijn. Er zijn de eerste uren een aantal snel te verhelpen problemen (icoon niet op desktop, inlognaam vergeten), maar er komen natuurlijk ook wel dingen naar voren waar op doorgestudeerd moet worden. Elke nacht worden door het Epic team aanpassingen gemaakt om zaken zo snel mogelijk op te lossen.

Op de spoedeisende hulp is op de grote flatscreens precies te zien welke patiënten binnen zijn en wat er op dat moment met ze gebeurt. Zo kunnen alle SEH medewerkers goed volgen of foto's al klaar zijn of er nog iemand op een arts wacht. Het ziet er mooi uit en de medewerkers zeggen dat ze het een prettige manier van werken vinden. Het groene team geeft ter plaatse uitleg over wat er allemaal achter de buttons aan informatie te vinden is.

Op de OK ook grote flatscreens, waarop iedereen van het OK team kan zien welke patiënten op de planning staan, welke afdelingen al gebeld zijn om mensen te komen brengen of halen etc. Volgens één van de medewerkers is het "appeltje eitje". Dat is goed om te horen. Later in de week zijn er discussies over de rolverdeling voor het invoeren van OK-casussen in het systeem. Alle operateurs moeten de casus zelf invoeren in het systeem en dat is een andere werkwijze dan vroeger. Nu we in de fase zijn dat nieuwe werkwijze concreet is geworden is dat soms erg wennen en schakelen.

Radiologie is behoorlijk vlot over gegaan op het nieuwe Radiant, terwijl zij ook nog een update van het beeldsysteem moesten verwerken. Knap van de afdeling om 2 implementaties naast elkaar zo soepel te absorberen.

Op de poli's is het beeld wisselend. Voor sommigen is het nieuwe systeem al snel gewend, maar er zijn ook poli's waar de nieuwe manier van werken veel sterker afwijkt van de oude planningsmodule. Doordat gewerkt is met een grote mate van uniformiteit missen bepaalde groepen hun vertrouwde hulpmiddelen. De komende weken zullen de groene teams alle poli's langs gaan om te inventariseren waar het nog knelt en welke wensen in de zogenaamde finetuning kunnen worden ingebouwd.

Met diverse mensen dan ook brainstormen over de lessen die we hieruit leren voor de implementatie van fase 2, waarin we de klinieken gaan overzetten naar dit nieuwe systeem en ook gaan werken met "orderregels". Dat is het op basis van het klantprofiel en door de arts gewenste zorgpad inplannen van alle benodigde medewerkers, onderzoeken en middelen.

Er is door heel veel mensen de afgelopen weken erg hard gewerkt om zover te komen. Het ziekenhuis laat mij in deze week echt zien hoeveel men in korte tijd heeft bereikt. Petje af.

Ook petje af voor het ziekenhuis in de rol van patiënt. Als privépersoon mocht ik ervaren, hoe ontzettend klantvriendelijk ik door twee specialismen in huis in een zeer rap tempo en uiterst flexibel kon worden geholpen. En niet denken: ja dat was omdat je hun Raad van Bestuur bent. Nee, nee, de betreffende poli-assistente en arts kenden mij helemaal niet tot ik aan hun balie stond. Ik was gewoon patiënt mevrouw Wilders met ponsplaatje. Het was een erg positieve ervaring, maar hoop persoonlijk dat ik niet al te vaak op deze wijze mensen in het ziekenhuis voor het eerst moet ontmoeten. Dat is het eigenaardige van het ziekenhuis: je bent blij dat het er is als patiënt, maar je bent vooral blij als je het zelf niet nodig hebt.